Absetzungsmanagement für den Hausnotruf: Absetzungen systematisch senken

Warum Absetzungen ein stilles Umsatzleck sind

Absetzungen heißen in der Apotheken- und Hilfsmittelwelt auch Retaxierung – kurz Retax. Gemeint ist derselbe Vorgang: Die Kasse kürzt oder streicht eine eingereichte Position ganz oder teilweise. Wer bereits Pflegehilfsmittel oder Apothekenleistungen abrechnet, kennt das Problem also längst – beim Hausnotruf trifft es durch die monatliche Abrechnung je Vertrag nur schneller den gesamten Bestand.

In der Abrechnung mit den Pflege- und Krankenkassen gehen bei vielen Anbietern Monat für Monat spürbare Beträge verloren: Positionen werden gekürzt oder gestrichen, weil Genehmigungen fehlen, Versichertendaten abweichen, Fristen überschritten wurden oder die Einreichung formale Fehler enthielt. Das Problem ist selten die einzelne Absetzung – sondern dass niemand sie systematisch nachverfolgt.

Genau hier setzt das Absetzungsmanagement von DCO an. Es ist direkt mit der GKV-Abrechnung und dem elektronischen Kostenvoranschlag (eKV) verzahnt: Was sauber genehmigt und geprüft eingereicht wird, wird seltener abgesetzt – und was doch abgesetzt wird, kommt strukturiert zurück in die Bearbeitung.

Warum eine Absetzung beim Hausnotruf doppelt kostet

Beim Hausnotruf endet eine Absetzung nicht mit der gestrichenen Position – sie löst eine ganze Kette aus: Das Gerät bleibt beim Kunden und muss zurückgeholt werden, die Leitstelle muss abgemeldet werden, der Versicherte ebenso, und der Kunde will sauber informiert sein. Bleiben diese Schritte aus, kann nicht abgerechnet werden – während die Kosten für Gerät, SIM-Karte und Leitstelle einfach weiterlaufen. Am Ende zahlen Sie drauf, den entgangenen Gewinn nicht einmal eingerechnet. Schnelligkeit und Präzision sind hier das A und O – genau dafür ist das Absetzungsmanagement gebaut.

In übernommenen Kundenbeständen lag die Absetzungsquote nicht selten bei 15 Prozent – beim klassischen Hausnotruf sind das rund 5 Euro Verlust pro Vertrag und Monat, über den gesamten Bestand gerechnet. Gemeinsam mit unseren Kunden haben wir solche Quoten – ob 25, 15 oder 10 Prozent – Richtung gesunder 2 Prozent entwickelt. Es ist Ihr Geld. Was zählt, sind Geschwindigkeit und Genauigkeit.

Die Größenordnung wird dabei oft unterschätzt: Nach unserer Erfahrung liegen unbearbeitete Absetzungsquoten im Mittel bei rund 10 % – rund jeder zehnte abgerechnete Euro wird also verschenkt. Bezogen auf den Deckungsbeitrag entspricht das je nach Kostenstruktur nicht selten bis zu 50 % der Marge. Deshalb arbeitet das Absetzungsmanagement automatisiert und unmittelbar: Beendete Versorgungen werden sofort gestoppt, bevor sich Absetzungen Monat für Monat multiplizieren; fragwürdige Positionen werden korrigiert und fristgerecht wieder eingereicht; aktives Nachfassen führt häufig zur Wiederaufnahme der Versorgung. Das schützt auch den Wareneinsatz – wer Absetzungen liegen lässt, hat am Ende Geräte im Feld, die nie vergütet werden.

Der Hebel dahinter ist Geschwindigkeit. Der Vergütungsanspruch endet mit dem Rückholauftrag der Pflegekasse (§ 3 Abs. 4 GKV-Hausnotrufvertrag) – nicht mit dem Tag, an dem der Brief geöffnet wird. Kommt der Rückholauftrag per Post, vergehen nach unserer Erfahrung sechs bis acht Wochen; jeder Monat dazwischen wird abgerechnet und später abgesetzt, während Gerät, SIM-Karte und Leitstelle weiterlaufen. DCO ruft Kassenantworten mehrmals täglich elektronisch ab: Bei Kassen mit elektronischem Rückkanal ist die Beendigung am selben Tag im System, Abmeldung und Rückholung starten sofort – die Absetzung entsteht gar nicht erst. Wie der Rückweg funktioniert: Mehrmals am Tag – in beide Richtungen.

So funktioniert das Absetzungsmanagement

Die Bausteine im Überblick

Für wen ist das Absetzungsmanagement gedacht?

In erster Linie für Hausnotruf-Anbieter, die mit den Kassen abrechnen und ihre Quote im Griff haben wollen – ob als Nutzer der Software-Schicht von DCO oder als Partner, der die komplette Versorgung abgibt. Je höher das Antragsvolumen, desto größer der Hebel. Sie rechnen weitere Produktbereiche mit den Kassen ab? Sprechen Sie uns an.

Warum das über Erfolg entscheidet: Nicht selten liegen zwischen sauberer und fehlender Absetzungsbearbeitung 10–20 Prozentpunkte Quote – im Hausnotruf der Hebel, der über Wirtschaftlichkeit entscheidet. DCO bildet diese Quoten transparent ab und zeigt die Hebel, mit denen Sie sie senken: Nachbearbeitungen, Korrekturen und Folgemaßnahmen laufen digital und automatisiert – kein Papier, kein Suchen, keine gebundenen Ressourcen, kein Rätselraten, was abgesetzt wird.

Oder Sie geben das Thema komplett ab

Viele Kunden wollen sich mit undurchsichtigen Absetzungsunterlagen – im besten Fall ein PDF-Wälzer mit mehreren hundert Seiten, ohne Suchfunktion – schlicht nicht herumschlagen. Sie wollen Kunden versorgen und Vertrieb machen. Genau dafür gibt es das Modul: DCO übernimmt Auswertung, Nachbearbeitung und Wiedereinreichung, Sie sehen nur noch das Ergebnis.

Absetzungsmanagement ist keine Insellösung, sondern eine Schicht der Hausnotruf-Infrastruktur – Stopp, Korrektur und Wiedereinreichung greifen deshalb ohne Medienbruch ineinander.

Häufige Fragen zum Absetzungsmanagement