Hausnotruf-Software auswählen: Der Kriterienkatalog für Leistungserbringer
Der Markt für Hausnotruf-Software ist klein: Wer als Sanitätshaus, Pflegedienst, Pflegebox-Anbieter oder Hausnotruf-Anbieter eine Plattform sucht, findet nur eine Handvoll echter Optionen – und sehr unterschiedliche Zuschnitte. Diese zehn Kriterien trennen ein Verwaltungstool von einer Software, mit der Sie wachsen können.
Warum die Auswahl schwerfällt
„Hausnotruf-Software“ meint zwei sehr verschiedene Dinge. Gerätehersteller liefern Verwaltungssoftware mit, die an ihre eigenen Geräte gebunden ist. Offene Plattformen bilden dagegen den gesamten Prozess ab – vom digitalen Antrag über die eKV-Genehmigung bis zur GKV-Abrechnung – und lassen Ihnen die Wahl bei Geräten und Leitstelle. Dazwischen liegt der verbreitete Eigenbau aus Excel, ERP und E-Mail-Postfächern, der bei wachsendem Bestand regelmäßig kippt.
Entscheidend ist deshalb nicht die Funktionsliste, sondern die Frage: Deckt die Software die Stellen ab, an denen im Hausnotruf tatsächlich Geld und Zeit verloren gehen? Das sind der Genehmigungsprozess, die Abrechnung mit den Pflegekassen und die Absetzungsbearbeitung.
Die zehn Kriterien im Überblick
| Kriterium | Die Leitfrage an den Anbieter |
|---|---|
| 1. Digitale Antragsstrecke | Können Kunden und Vertriebspartner den Antrag vollständig online stellen – inklusive digitaler Unterschrift? |
| 2. eKV-Genehmigung | Wird der Kostenvoranschlag elektronisch bei der Pflegekasse eingereicht und der Status automatisch nachverfolgt? |
| 3. GKV-Abrechnung | Erzeugt das System abrechnungsfertige Datensätze für die Pflegekassen – oder nur Listen, die Sie manuell weiterverarbeiten? |
| 4. Absetzungsbearbeitung | Werden Absetzungen strukturiert nachbearbeitet und wieder eingereicht – oder stillschweigend abgeschrieben? |
| 5. Geräte & Logistik | Sind Geräteversand, Rückholung und Lagerbestand angebunden, oder brauchen Sie ein zweites System? |
| 6. Leitstellen-Anbindung | Sind zertifizierte 24/7-Leitstellen integriert – und haben Sie die Wahl zwischen mehreren? |
| 7. White Label | Tritt die Antragsstrecke unter Ihrer Marke auf, mit Ihrem Logo und Ihren Preisen? |
| 8. API & Schnittstellen | Lassen sich Leads aus Kampagnen und Partnersystemen automatisiert übergeben und Status zurückmelden? |
| 9. Skalierbarkeit | Funktioniert der Prozess auch bei 2.500 und mehr Versorgungen, ohne dass die Verwaltung mitwächst? |
| 10. Support & Erreichbarkeit | Erreichen Sie Menschen, wenn es klemmt – telefonisch, per E-Mail, im Zweifel persönlich? |
Die Reihenfolge ist bewusst gewählt: Die Kriterien 1–4 entscheiden darüber, ob Sie Geld verdienen. 5–8 darüber, wie viel Aufwand Sie haben. 9–10 darüber, ob das Ganze auch in drei Jahren noch trägt.
Drei Typen von „Hausnotruf-Software“ – und wofür sie taugen
Hersteller-Software
Kommt vom Geräteanbieter, ist auf dessen Geräte zugeschnitten und dort oft solide. Antrag, eKV und GKV-Abrechnung bleiben aber meist Ihr Problem – und ein Gerätewechsel bedeutet einen Systemwechsel.
Eigenbau aus Excel & ERP
Funktioniert bis zu einer gewissen Größe. Danach wachsen Fehlerquoten, Absetzungen und Personalaufwand schneller als der Bestand. Viele Anbieter erreichen hier bei wenigen tausend Versorgungen eine harte Decke.
Offene Plattform
Bildet den Gesamtprozess ab: Antragsstrecke, eKV, Gerätelogistik, Leitstellen-Anbindung, GKV-Abrechnung und Absetzungsbearbeitung in einem System – herstellerunabhängig und auf Wunsch als White Label unter Ihrer Marke.
So gehen Sie bei der Auswahl vor
1. Bestand und Prozesse aufnehmen
Wie viele Versorgungen, wie viele Anträge pro Monat, wo entstehen heute Absetzungen und Wartezeiten? Ohne diese Zahlen lässt sich kein Angebot bewerten.
2. Kriterien gewichten
Gehen Sie den Katalog oben durch und markieren Sie, was für Ihr Modell unverzichtbar ist – ein reiner Vertrieb gewichtet die API-Anbindung anders als ein Sanitätshaus mit Ladengeschäft.
3. Mit echten Fällen testen
Lassen Sie sich die Software nicht mit Demodaten zeigen, sondern mit Ihrem Fall: ein Antrag von der Unterschrift bis zur Abrechnung. Dort zeigt sich, was wirklich digital läuft.
4. Migration mit Bestand planen
Ein Systemwechsel lohnt nur, wenn der Bestand mitkommt. Fragen Sie konkret nach Bestandsmigration – es gibt Anbieter, die mit ihrem kompletten Kundenbestand umgezogen sind.
Voraussetzung nicht vergessen: Bevor Sie Hausnotruf zulasten der Pflegekassen abrechnen können, brauchen Sie eine Präqualifizierung. Wie das geht, steht im Ratgeber Präqualifizierung Hausnotruf. Alles danach kann Software übernehmen.
Häufige Fragen
Was kostet eine Hausnotruf-Software?
Üblich sind Modelle pro Versorgung und Monat oder Pakete nach Bestandsgröße. Entscheidend sind aber die Gesamtkosten: Eine Software, die Absetzungen strukturiert nachbearbeitet und Genehmigungsquoten erhöht, verdient ihren Preis in der Regel selbst.
Worin unterscheidet sich Hausnotruf-Software von der Software der Gerätehersteller?
Hersteller-Software verwaltet primär die eigenen Geräte. Eine offene Hausnotruf-Software bildet den kompletten Versorgungsprozess ab – Antrag, eKV-Genehmigung, Logistik, Leitstelle und GKV-Abrechnung – und ist nicht an einen Gerätehersteller gebunden.
Kann ich mit bestehenden Versorgungen zu einer neuen Software wechseln?
Ja. Seriöse Plattformen bieten eine Bestandsmigration an. In der Praxis sind Anbieter mit mehreren tausend Versorgungen komplett umgezogen, weil die alte Verwaltung nicht mehr mitkam.
Brauche ich eigene Technik oder eine eigene Leitstelle?
Nein. Bei Plattform-Modellen sind Geräte, Logistik und zertifizierte 24/7-Leitstellen bereits angebunden. Sie treten als Anbieter auf, die Infrastruktur läuft im Hintergrund.
Sehen Sie die Kriterien im Einsatz.
Die Hausnotruf-Software von DCO bündelt Antragsstrecke, eKV-Genehmigung, Gerätelogistik, Leitstellen-Anbindung, GKV-Abrechnung und Absetzungsbearbeitung in einem System – mit über 60.000 digital bearbeiteten Anträgen im Produktivbetrieb und Support in Oldenburg.